Các khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự hay còn được mô tả với cụm từ khác là quản lý nhân lực hay Human Resource Management. Đây là vị trí quản lý nguồn nhân lực, đội ngũ nhân sự, quản lý con người tại các công ty, doanh nghiệp nhằm giúp các hoạt động trong tổ chức được vận hành thuận lợi và mang đến hiệu quả cao.
Với kỹ năng quản lý nhân viên khéo léo, Nhà quản trị và người làm nhân sự có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên tận tâm, có kỹ năng, tính đoàn kết và mong muốn cống hiến. Human Resource Management còn giúp đảm bảo đủ số lượng nhân lực cho doanh nghiệp thông qua việc lên kế hoạch tuyển dụng. Bản chất của quản lý nhân sự là gì – Chính là khiến nguồn nhân sự muốn gắn bó và cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp. Mang đến các lợi ích cho doanh nghiệp, tạo nên khối sức mạnh nội tại hùng hậu và vững chắc cho doanh nghiệp.
Giám đốc quản lý nhân sự là gì?
Giám đốc quản lý nhân sự là một trong những chức danh, công việc quan trọng tại các công ty, doanh nghiệp. Nhờ có quản lý, nguồn nhân sự trong tổ chức luôn được đảm bảo về chất lượng và số lượng. Thông qua việc tuyển dụng, quản lý, giám sát và đào tạo nhân viên theo kế hoạch bài bản, quản lý nhân sự giúp xây dựng nguồn nhân lực hùng hậu và chất lượng cho doanh nghiệp. Từ đó giúp các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, tăng năng suất nhân viên, cuối cùng mang đến doanh thu và sức mạnh cho doanh nghiệp.
Các chức năng chính của việc quản lý nhân sự
Muốn quản lý được nguồn nhân lực tại các công ty, doanh nghiệp các Human Resource Management cần có kỹ năng và kinh nghiệm nhất định. Quản lý nhân sự hiệu quả dành cho lãnh đạo cần đến các nền tảng cơ bản sau đây:
- Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp
- Quản lý hiệu suất công việc
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Lập kế hoạch dự phòng nhân sự
- Quản lý quyền lợi và phúc lợi của cán bộ nhân viên
- Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự
| Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp | Tuyển dụng và tuyển chọn được xem là một trong những yếu tố quan trọng nhất thể hiện rõ chức năng của bộ phận nhân sự. Người quản lý nhân sự cần thực hiện kế hoạch tuyển dụng bài bản nhằm thu hút và tuyển dụng được các ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp. Nhà quản lý cần lên kế hoạch tuyển dụng và gửi đến nhân viên cấp dưới là các HR nhằm trực tiếp triển khai tuyển dụng. Các ứng viên được tuyển dụng cần đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Human Resource Management có thể áp dụng các phương pháp và công cụ khác nhau nhằm tăng hiệu quả và tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. |
| Quản lý hiệu suất công việc | Human Resource Management là người đảm nhận quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Thông thường nhân viên sẽ được giao cho các nhiệm vụ hoặc KPI trong tuần, tháng, quý hoặc năm. Thông qua việc giám sát và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, Human Resource Management có thể nắm bắt được quy trình làm việc, từ đó giúp mọi người hoàn thành công việc của mình tốt hơn. |
| Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực | Một trong những chức năng của quản lý nhân sự chính là đào tạo, huấn luyện và phát triển đội ngũ nhân lực trong doanh nghiệp. Thông qua các khóa đào tạo về kỹ năng, chuyên môn, phần mềm,… đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao năng lực và trình độ. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sẽ được lên kế hoạch và triển khai bởi bộ phận nhân sự. Nhà quản lý cần lên kế hoạch cụ thể về ngân sách, thời điểm, thời gian và số lượng, đối tượng nhân sự sẽ tham gia vào việc đào tạo, huấn luyện nhân sự. |
| Lập kế hoạch dự phòng nhân lực | Trưởng phòng nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp còn cần đảm nhận vai trò lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực, phòng trường hợp các nhân viên nghỉ việc đột ngột. Nhất là với các vị trí quản lý, trưởng phòng, ban lãnh đạo trong doanh nghiệp, nghỉ việc, quản lý nhân sự cần chuẩn bị phương án dự phòng, chuẩn bị sẵn người thay thế nhằm đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp không bị gián đoạn. Nhà quản lý cần dự phòng nguồn ứng viên chất lượng, nhằm bù lấp các khoảng trống, vị trí cấp cao trong doanh nghiệp. |
| Quản lý quyền lợi và phúc lợi của cán bộ nhân viên | Quản lý nhân sự còn cần công bằng trong việc phân bổ quyền lợi và phúc lợi cho đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Lương và thưởng công bằng chính là chìa khóa giúp giữ chân và tạo động lực cống hiến, trung thành cho nhân viên. Thông qua việc quản lý hiệu suất làm việc, trưởng bộ phận nhân sự cần thực hiện các đề xuất khen thưởng xứng đáng cho nhân viên. |
| Hệ thống thông tin nguồn nhân lực | Nhà quản lý cần có nắm bắt đầy đủ và cập nhật hệ thống thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Thông qua các công cụ và giải pháp quản lý nhân sự thông minh, bộ phận nhân sự có thể lưu trữ, giám sát và đánh giá nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhờ nắm bắt đầy đủ thông tin về nhân sự trong doanh nghiệp, nhà quản lý có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương án và chiến lược thay đổi phù hợp. |
| Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự | Thời đại 4.0 cùng xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp và mô hình văn phòng số mang đến nhiều tiện ích trong công tác quản lý nhân sự. Thông qua các phần mềm lưu trữ và phân tích thông tin, dữ liệu nhân sự chuyên dụng, nhà quản lý có thể giám sát và đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Không những thế các dữ liệu này còn giúp nhà quản lý đưa ra các chiến lược đúng đắn và mang đến hiệu quả hơn, nhờ các số liệu được phân tích thông minh. |
10 kỹ năng cần thiết trong quản lý nhân sự mà nhà quản lý nhân sự cần có
Vậy, các anh chị lãnh đạo cần có những kỹ năng quản lý nhân sự nào để điều hành doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay 10+ kỹ năng quản lý nhân sự cần thiết để thành công trong bối cảnh 4.0
1. Kỹ năng chuyên môn của nhân sự
Một người quản lý nhân sự có kinh nghiệm cần phải linh hoạt và có đầy đủ những kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả như:
- Dự đoán được nhu cầu nhân sự, dựa theo tình hình tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.
- Biết cách hoạch định và cơ cấu lại nhân sự doanh nghiệp, đảm bảo rằng nhóm nhân sự tiềm năng được trọng dụng ở những vị trí phù hợp.
- Phân tích và vẽ được chân dung nhân sự tiềm năng cần tuyển dụng
- Chịu trách nhiệm thúc đẩy các bên đưa thông tin về số lượng nhân sự cần thiết và bản miêu tả, công việc và vị trí yêu cầu.
- Xây dựng và triển khai các buổi phỏng vấn nhân sự thành công và hiệu quả
- Chuẩn bị được những câu hỏi và trả lời cần thiết cho một buổi phỏng vấn để tìm ra nhân sự tài năng
- Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin nội bộ hai chiều (quản lý và nhân viên)
- Xây dựng được các chương trình hội nhập nhân viên mới, và các chương trình đào tạo nhân sự doanh nghiệp cần thiết.
- Quản trị mục tiêu, để xây dựng khung năng lực, khung đánh giá mục tiêu, đảm bảo định hướng phát triển của nhân sự khi làm việc trong tổ chức.
2. Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả
Công việc nhân sự cần tính ổn định và đều đặn với số lượng đầu công việc không quá cao. Tuy nhiên, một nhà quản lý nhân sự giỏi sẽ cần có các nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả
- Phát triển các kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Xây dựng, thiết lập hoặc cơ cấu hóa bộ máy doanh nghiệp
- Biết cách lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và đưa ra các phương án nâng cao chất lượng doanh nghiệp hiệu quả
- Xây dựng chính sách và các phúc lợi cho nhân viên (lương bổng, thưởng, phụ cấp,..)
3. Tâm huyết với nghề quản lý nhân sự
Người làm quản lý giỏi thường có tâm huyết và nhiệt huyết làm việc với doanh nghiệp nhất. Họ là những người “bảo mẫu” của doanh nghiệp, chăm lo tới công việc và nhu cầu của nhân viên, cũng như bám sát chiến lược doanh nghiệp. Họ cần phải công tâm và đảm bảo công bằng giữa nhân viên và quản lý.
Ngoài ra, kỹ năng mềm mà người quản lý nhân sự cần biết là có khả năng phân tích, tổ chức nguồn lực trong doanh nghiệp. Ngoài ra khả năng giao tiếp và đàm phán là kỹ năng không thể thiếu để thương thuyết và đạt được mục tiêu cho quản lý nhân sự.
4. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự
Làm quản lý nhân sự cần phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với một hoặc một nhóm người. Do vậy, nhân viên nhân sự cần nhạy bén và khéo léo trong lời ăn tiếng nói để tránh xảy ra mâu thuẫn không cần thiết. Họ cũng là một “chuyên gia tâm lý” hiểu rõ tính chất từng công việc cũng như sẵn sàng hỗ trợ nhân viên đưa ra những lời khuyên thích hợp nhất.
Một vài dấu hiệu để nhận biết một nhân viên nhân sự có kỹ năng giao tiếp có thể được kể đến là:
- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
- Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
- Học cách ăn nói lưu loát và biết lắng nghe, rèn luyện khả năng truyền đạt tốt mệnh lệnh cho mọi người
5. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục trong doanh nghiệp hỗ trợ người quản lý nhân sự hiệu quả, thay mặt doanh nghiệp, để có thể thu hút người tài về làm việc với tổ chức:
- Thương lượng với nhân viên mới, cũ về lương, thưởng
- Đứng ra hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp,…
- Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp.
- Sử dụng trong tuyển dụng nhân sự để thương lượng mức lương, vị trí,…
6. Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống
Về bản chất, quản lý nhân sự chính là làm việc với con người. Do vậy, một người làm nhân sự cần có khả năng phát hiện, giải quyết vấn đề và chất lượng ra quyết định thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý để vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.
Trong quá trình làm việc, bộ phận quản lý nhân sự sẽ giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp và phải giải quyết bài toán khó này để không làm mất lòng hai bên. Người làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là lý do những người làm nhân sự, đặc biệt với nhóm quản lý trực tiếp, cần phải học kỹ năng xử lý tình huống.
7. Khả năng làm việc dưới áp lực cao
Chịu áp lực công việc là yêu cầu tối thiểu mà người quản lý nhân sự cần có, bởi bộ phận quản lý nhân sự chính là phòng ban đứng giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức.
Hàng ngày một người quản lý nhân sự cần đối mặt với rất nhiều công việc khác nhau, giải quyết gần như cùng lúc với nhau. Nếu nhân viên nhân sự không luyện tập được kỹ năng trên sẽ dễ căng thẳng trong khi áp lực từ công việc ngày một tăng.
8. Kỹ năng làm việc nhóm
Đối với những công ty lớn có quy trình quản lý nhân sự bài bản, một nhân viên nhân sự không thể nào đảm nhận cùng lúc tất cả các công việc trong công ty mà chỉ có thể đảm nhận từng phần. Điều này đặc biệt quan trọng ở nhóm doanh nghiệp có số lượng từ 200 nhân sự trở lên.
Vì thế, trong công việc, bộ phận quản lý nhân sự cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác và các bộ phận chức năng để hoàn thành công việc. Nếu bạn là một thành viên của nhóm, thành công hay thất bại của nhóm cũng chính là thành công hay thất bại của bạn. Vì thế, nhân viên HR cần hoà đồng với mọi người và phối hợp thật tốt với nhóm của bạn để công việc được tiến hành thuận lợi.
9. Khả năng lắng nghe
Để trau dồi các kiến thức cũng như nâng cao kỹ năng của mình, người làm nghề nhân sự cần biết “lắng nghe”! Đi sâu đi sát với nhân viên và kịp thời điều chỉnh những quan hệ lao động một cách nhanh kịp thời trong mọi tình huống, biến cố.
Thỉnh thoảng, một giám đốc nhân sự giỏi còn phải biến mình thành một thuyết khách, nhà ngoại giao giỏi, giúp động viên, hợp lực toàn công ty để cùng “lái con thuyền doanh nghiệp” đi lên.
10. khả năng đọc vị người đối diện
Nắm bắt tâm lý người khác tốt sẽ giúp anh/chị rất nhiều khi phỏng vấn ứng viên, nhận biết, đánh giá chính xác được tiềm năng của họ. Nếu có khả năng này thì anh/chị dễ dàng trong việc tiếp cận, chia sẻ và giữ nhân viên giỏi trong công ty tránh tình trạng “nhảy việc”.
Trong bất cứ công ty nào thì bộ phận quản lý nhân sự cũng luôn luôn phải là người dung hòa giữa người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, người phụ trách nhân sự phải có các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên. Đối với tôi, điều quan trọng nhất là công ty phải tuân thủ theo các yêu cầu về luật pháp. Ngoài ra, người làm nhân sự cũng phải luôn quan tâm đến hoàn cảnh của cá nhân.
Nói cách khác, đây chính là cách đọc ngôn ngữ cơ thể để hiểu được mong muốn và nhu cầu của người đối diện. Để thực hành kỹ năng này khá khó, cần đến kinh nghiệm lâu năm và sự thấu hiểu thị trường sâu sắc.
(Misa)
